Hoe werkt Trello voor social media?
Hoe werkt Trello en waarom kun je dit toepassen voor social media beheer? Als je je social media content overzichtelijk wil houden dan is de online tool Trello ideaal. We leggen je door middel van 4 functies van Trello uit waarom en hoe je overzicht kunt bewaken over je social media content en planning. Lees je mee?
Hoe werkt Trello?
Als je Trello al kent, weet je dat hierin met het Agile principe wordt gewerkt: binnen een bepaald Board kun je verschillende Lijsten toevoegen. In die Lijsten kun je Kaarten/Items aanmaken, welke je als taken kunt zien. Een voorbeeld: binnen het Board “Jouw merknaam”, staan de Lijsten “Facebook ideeën”, “Facebook gepland”, “Facebook geplaatst”, en Lijsten met dezelfde benamingen voor LinkedIn. Binnen de Lijsten kunnen dan items staan als “Link naar blog: [Blognaam]”. Binnen Trello zijn er meerdere mogelijkheden om het beheren van deze Boards, Lijsten en Items zo overzichtelijk mogelijk te maken. Kijk met ons mee naar onze 4 favoriete functies:
Functie 1: Trello’s kalender weergave
Zoals je in bovenstaande afbeelding kunt zien, kunnen de items ondanks het organisatiesysteem, soms redelijk overweldigend zijn. Een functie die extra overzicht geeft, is de kalender weergave in Trello. Deze staat rechtsboven in beeld, en kun je ook via de ‘Board’ knop linksboven vinden. Het voordeel van de kalender weergave is dat je kunt inzien wanneer een bepaald item gepland staat om online te gaan. Zo kun je elke week of maand bijhouden wat er gepland staat, en of dit inhoudelijk en strategisch gezien echt klopt.
Functie 2: Beschrijving, bijlagen en meer toevoegen in Trello items
Trello biedt wat social media planning betreft veel waarde: je kunt er voor bijna alle content taken terecht. Zo kun je binnen een item:
- Beschrijvingen toevoegen – hier kan de verantwoordelijke hun caption voor de post schrijven. Wil je titels of belangrijke woorden duidelijk maken? Klik dan op ‘Formatting help’. Hierin staan Trello tips om je tekst dikgedrukt, in titelgrootte, of als opsomming op te maken.
- Bijlagen toevoegen – bekijk de visuele content die met de caption gepost zal worden.
- Labels toevoegen – zie in één oogopslag in Trello binnen welke categorie het item valt (bijv. “To do” of “geplaatst”, “Blog” of “Wist je dat..”, “Facebook” of “LinkedIn”).
- Checklist toevoegen – Moeten er specifieke taken worden uitgevoerd voordat dit item online kan? Dan kun je die actiepunten in een lijstje toevoegen. Wanneer je een taak afvinkt, zie je een voortgangspercentage verschijnen.
- Ook kun je een deadline toevoegen – Als je de publicatiedatum en -tijd van het item gebruikt als deadline, komt deze op de juiste plek in de kalender te staan om het als social media contentkalender te gebruiken!
Functie 3: Persoon koppelen aan Trello item
Wil je duidelijk maken welk teamlid voor welk item in Trello wie verantwoordelijk is? Voeg die persoon dan gemakkelijk toe via ‘Add to card’ > ‘Members’. Degene die jij toevoegt, krijgt hier een melding van, en wordt op de hoogte gesteld wanneer er iets aan het item verandert. Deze functie is vooral handig als er meerdere teamleden aan jouw social media content werken, of als jij zelf input moet leveren voor items.
Als je iemand eenmalig wilt herinneren aan een item, is het handiger om bij ‘Activity’ een reactie typen. Als je binnen die reactie een @ gebruikt, kun je een persoon taggen. Diegene krijgt dan een melding van de reactie. Dit is bijvoorbeeld handig wanneer jij niet in het hele proces betrokken wilt zijn, maar wel het eindproduct moet goedkeuren. Je bent dan dus niet toegevoegd aan het complete item, maar krijgt wel een melding wanneer iemand zegt dat het item gecheckt moet worden.
Als je continu op de hoogte wilt zijn van een item, kun je op ‘Watch’ klikken. Op die manier krijg je een melding van elke aanpassing binnen dat item.
Functie 4: Trello Butler
Wil je zoveel mogelijk geautomatiseerd werken? Dan is de Butler functie van Trello dé uitkomst. Deze vind je rechtsboven naast de Kalender weergave knop. Trello Butler heeft dezelfde insteek als bijvoorbeeld Slackbot of Siri: je kunt regels instellen voor bepaalde acties, die de Butler dan automatisch uitvoert. Butler werkt via het principe “Als A, dan B”.
Een paar voorbeelden:
- Als het label “ter controle” wordt toegevoegd, stuur mij dan een melding met “controleer dit item voor publicatie”.
- Als een item verplaatst wordt naar “Facebook geplaatst”, markeer de deadline dan als “completed”.
- Als een deadline binnen volgende week valt, stuur dan een melding naar mijn e-mailadres met onderwerp “deadline volgende week” en bericht “dit item moet volgende week online. Check item/herinner verantwoordelijke.”
Trello voor zakelijke social media planning
Zoals hierboven uitgelegd, biedt Trello talloze opties voor het plannen, samenwerken en controleren van social media content. Ook is het gebruik van dit programma voor veel mensen makkelijk onder de knie te krijgen, dus duurt het niet lang voor je bent opgestart.
Het enige dat nog mist in Trello, is het publiceren van de content. Wanneer een Trello item is goedgekeurd, moet deze nog handmatig op het social media kanaal worden geplaatst. Heb je geen tijd om dit elke keer zelf te doen? Dan is een software als Sendible een betere oplossing.
Met Sendible kunnen, net als in Trello, items worden aangemaakt met afbeeldingen/video’s, beschrijvingen en publicatiedatums. Daarnaast kun je ook goedkeuring vragen van andere gebruikers, de items inplannen op optimale tijdstippen, en deze automatisch op die tijden laten publiceren. Tijdens het maken van een item kun je zelfs zien hoe dit eruit zal zien wanneer het geplaatst is (via het blauwe oogje). Zo hoef je nooit meer achteraf te checken of de post er wel goed uitziet.
Tips tools social media content plannen
Bij SocialForYou werken wij met zowel Trello als Sendible. We kiezen er niet één, want beide programma’s hebben iets dat de ander niet heeft. Sendible heeft, zoals genoemd, de mogelijkheid om een post automatisch te publiceren. Trello gebruiken wij daardoor meer als voorbereidende tool. Zo werkt dat bij ons:
- We plaatsen de content ideeën in een Trello Lijst.
- We verwerken feedback op de ideeën en maken met de goedgekeurde ideeën een planning in de kalender.
- We werken de geplande ideeën uit: we creëren zowel de afbeeldingen/video’s, als de captions.
- De uitgewerkte ideeën zetten we klaar als post in Sendible, met de juiste datum en de voorgestelde tijd (dit is op basis van wanneer volgers het meest actief zijn).
- De post wordt ter goedkeuring gestuurd naar een intern teamlid voor kwaliteitscontrole.
- Eventuele interne feedback wordt verwerkt, en de post wordt ter goedkeuring gestuurd naar jou als opdrachtgever.
- Jij geeft goedkeuring (direct, of na nog een feedbackronde).
- Door de goedkeuring te geven wordt de post automatisch gepubliceerd op het geplande moment.
Ben jij enthousiast over onze werkwijze met deze twee content planning tools? Goed om te horen! We vertellen je graag meer over onze manier van werken in een persoonlijk gesprek. Eerst nog even oriënteren? Bekijk hier onze tarieven voor social media uitbesteden, en onze blog tarieven.